为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《社会团体登记管理条例》和《华体中国章程》规定，制定本制度。

第一条  证书的保管

1、证书包括：开户许可证、社会团体法人登记证书、发票购买记录本等。

2、开户许可证、社会团体法人登记证书、发票购买记录本由秘书处负责保管。

3、各项证书，原则上不得带出，因特殊情况需要带出使用时，须经秘书长批准、签字备案后，由证件保管人员亲自携带使用，严防丢失。

第二条  证书的使用

1、使用证书实行登记制度，登记表由秘书处存档，以便备查。

2、日常事务性办公需要法人证书，如联系业务、各种证照年检或使用复印件等，须经秘书处审核，由秘书长签批。

3、各类合同等重要文件，需要法人证书原件或复印件的，须经秘书处审核，由秘书长签批。

4、各级政府和相关部门行文需要协会法人证书原件或复印件的，须经秘书处审核，秘书长签批。

5、各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文需要法人证书原件或复印件的须经秘书处审核，秘书长签批，此外需登记备案，以备查阅。

6、禁止未经秘书处允许私自复印法人证书原件及其他证件。违反本制度规定，造成后果将由直接负责人负责，后果严重的，追究直接责任人经济责任或法律责任。