第一条  为规范对本会档案资料管理，根据《社会团体登记管理条例》和《华体中国章程》规定，制定本办法。

第二条  存档范围

1、关于本会成立、撤销、合并、更名等文件资料。

2、会议的通知、请示、报告、批复、领导讲话、会议记录等。重大事项，大事纪，上级来文、对外发文与有关单位的往来文书，反映协会大事记及重要活动的简报、照片、录音、录像等。

3、关于协会及协会内部成员的荣誉证书复印件、社会荣誉。

4、反映协会活动的策划、经费预算、活动总结等资料。

5、人事变动的文件材料以及关于员工的的文件材料。与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。

6、员工劳动、工资、福利、奖励、处分等方面的文件材料。

第三条  档案管理

1、档案的最终整理、管理工作由秘书处负责，要求存档的各种资料必须整洁齐备。

2、对各类递交的材料要定期进行整理，确保档案安全。

第四条  档案使用

1、任何使用协会档案的人，需要到秘书处登记，并由专职人员将所需档案找出交相关人员使用。

2、使用档案要注意档案的完整与清洁，不断随意损毁档案。

3、使用中丢失，要将情况及时报秘书处，并进行丢失登记。

4、使用完毕后要及时交还秘书处，并注销登记。

5、任何查阅人员，必须保证档案完整，未经批准不得随意在档案上涂改，带出、复印。

第五条  档案管理工作流程

1、协会资料由秘书处及时收集整理。

2、秘书处整理好资料后交秘书长审查。

3、通过秘书长审查后，资料交由秘书处规整存档。

第六条  档案销毁

保存的档案超过期限或该档案作废时，经秘书长审查、会长批准，由专人销毁，并在档案销毁记录中登记，以防丢失。